Système de demande de visite

Vue d'ensemble

Le parcours d'une demande

Chaque case ci-dessous est une étape du cycle de vie d'une demande de visite. Les étapes marquées d'un point bleu déclenchent automatiquement un ou plusieurs emails.

Le visiteur envoie le formulaire en ligne

3 emails partent aussitôt (visiteur, admins, guides)

Un administrateur prend en charge la demande

Les guides se positionnent, disponibles ou non

Le lien de collecte des visiteurs est envoyé

La liste des visiteurs part vers la sécurité

Cœur du système

Les 8 emails générés par l'application

C'est le point le plus important à comprendre en tant que futur utilisateur : chaque action dans l'application — qu'elle vienne d'un visiteur ou d'un administrateur — peut déclencher un ou plusieurs emails. Les voici, dans l'ordre où ils apparaissent le plus souvent.

Vers le visiteur / demandeur

Vers l'équipe administration

Vers les guides

Vers le service sécurité / accueil

Vers un compte utilisateur

Automatique

Accusé de réception au demandeur

Déclenché dès que le formulaire de demande est validé — aucune action humaine requise.

DeCHAN Nîmes

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Àl'email renseigné par le demandeur

Objet✅ Accusé de réception — Demande de visite n°…

Confirme la bonne réception de la demande, rappelle la date et le créneau souhaités, et explique les prochaines étapes : guides notifiés, confirmation à venir, puis envoi d'un formulaire pour les informations des visiteurs.

Automatique

Alerte à l'équipe administration

Déclenché en même temps que l'accusé de réception, à chaque nouvelle demande.

DeCHAN Nîmes

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Àles destinataires définis dans Configuration

ObjetNouvelle demande de visite — Nom Prénom

Récapitule l'intégralité de la demande : type de demandeur, coordonnées, pièce d'identité, créneau souhaité, commentaires éventuels. C'est l'email de travail principal pour l'équipe.

À savoir : la liste des destinataires se modifie dans Administration → Configuration (plusieurs adresses possibles, séparées par des virgules). Par défaut : visites_avion@chan-nimes.org.

Automatique

Alerte à tous les guides actifs

Déclenché en même temps que les deux emails précédents, à chaque nouvelle demande.

DeCHAN Nîmes

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Àtous les guides marqués « actif » dans leur fiche

Objet🔔 Nouvelle demande de visite disponible — Demande n°…

Présente la demande comme une opportunité à saisir : date, créneau, nombre de visiteurs, type de demandeur. Un bouton renvoie vers l'administration pour se positionner. Si aucun guide actif n'est enregistré, cet email n'est simplement pas envoyé.

Déclenché par une action

Confirmation de prise en charge

Déclenché quand un administrateur clique sur « Confirmer la prise en charge » (page Mail prise en charge). Action irréversible : une demande ne peut être prise en charge qu'une seule fois.

DeCHAN Nîmes

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Àtous les administrateurs ayant un email renseigné

Objet[CHAN] Prise en charge demande #… par …

Informe le reste de l'équipe que quelqu'un s'occupe déjà de cette demande, avec son nom, la date de prise en charge et les informations de la visite — pour éviter les doublons de traitement.

Déclenché par une action

Suivi des réponses des guides

Déclenché à chaque fois qu'un guide accepte, refuse, s'affecte ou se désaffecte d'une visite depuis la liste des demandes ou la fiche détaillée.

DeCHAN Nîmes

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Àles destinataires définis dans Configuration

Objet[CHAN] Guide … a accepté / refusé la demande #…

Tient l'équipe au courant en temps réel des mouvements de guides sur chaque demande, avec le nouveau statut calculé automatiquement (en cours d'affectation, affectée…).

Envoyé manuellement

Demande d'informations sur les visiteurs

Envoyé volontairement par un administrateur depuis la page Mail au demandeur, une fois la visite prête à être organisée.

DeCHAN Nîmes

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Àl'email du demandeur

ObjetInformations visiteurs requises — Demande de visite n°…

Explique que le site est sur une enceinte militaire et que l'accès de chaque visiteur (nom, pièce d'identité, véhicule) doit être vérifié au préalable. Contient un lien personnel et unique vers un formulaire où le demandeur saisit les informations de tous ses visiteurs en une fois.

Envoyé manuellement

Notification au service sécurité / accueil

Envoyé volontairement par un administrateur depuis la page Mail sécurité, une fois que le demandeur a rempli la liste de ses visiteurs.

DeCHAN Nîmes

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Àune adresse saisie à chaque envoi (+ copie facultative)

ObjetNotification visite CHAN — date — nb visiteur(s) — Demande #…

Contient le tableau complet des visiteurs attendus : nom, prénom, pièce d'identité et sa date de péremption, immatriculation et marque du véhicule. C'est le document qui permet au poste de sécurité d'autoriser l'accès le jour de la visite.

À savoir : aucune adresse n'est mémorisée par défaut — elle est ressaisie à chaque envoi. L'adresse habituellement utilisée est rappelée en bas de la page dans l'administration.

Sur demande de l'utilisateur

Réinitialisation de mot de passe

Déclenché quand un administrateur ou un guide clique sur « Mot de passe oublié » à l'écran de connexion.

DeCHAN Nîmes

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Àl'email du compte concerné (admin ou guide)

ObjetRéinitialisation de votre mot de passe — CHAN Nîmes

Un email simple, en texte, avec un lien valable une heure pour choisir un nouveau mot de passe. Par sécurité, le message affiché à l'écran est toujours le même, que l'adresse existe ou non dans le système.

Récapitulatif

Qui reçoit quoi ?

Une même personne peut se trouver à plusieurs endroits de ce tableau — un administrateur, par exemple, reçoit à la fois les alertes de nouvelles demandes et les confirmations de prise en charge.

Destinataire	Emails reçus	Fréquence
Le demandeur / visiteur	Accusé de réception · Demande d'informations visiteurs	1 à 2 fois par demande
L'équipe administration	Alerte nouvelle demande · Prise en charge · Suivi des guides	À chaque événement lié à la demande
Les guides actifs	Alerte nouvelle demande disponible	À chaque nouvelle demande
Le service sécurité / accueil	Liste des visiteurs avant la visite	1 fois par visite confirmée
Un compte (admin ou guide)	Réinitialisation de mot de passe	Sur demande uniquement

Avant de démarrer

Trois choses à vérifier

Les réglages email

Dans Administration → Configuration, vérifiez le serveur SMTP, l'adresse d'expédition et la liste des destinataires des notifications. Sans cela, aucun email ne part.

Les fiches des guides

Un guide ne reçoit l'alerte de nouvelle demande que si son adresse email est renseignée et sa fiche marquée comme active.

L'ordre des envois manuels

Le mail « Informations visiteurs » (n°6) doit partir avant le mail « Sécurité » (n°7) : ce dernier a besoin que le demandeur ait déjà rempli la liste de ses visiteurs.